Как написать деловое письмо на английском, чтобы произвести хорошее впечатление

by

Как написать деловое письмо на английском, чтобы произвести хорошее впечатление

Из этой статьи вы узнаете:

  • Каковы общие правила написания деловых писем на английском

  • Какую структуру должно иметь деловое письмо на английском языке

  • Какие стандартные фразы используются для составления делового письма на английском

  • Как написать деловое электронное письмо на английском

  • Каких ошибок стоит избегать при написании делового письма на английском

Форма, а также содержание любого письма определяются его характером, целью и тем, к кому вы обращаетесь. Принято подразделять письма на деловые и личные. Они имеют единую структуру, однако деловое письмо должно удовлетворять некоторым требованиям, нарушение которых недопустимо в бизнес-среде. В данной статье мы разберемся, как написать деловое письмо на английском, чтобы оно соответствовало всем правилам делового общения.

Общие правила, как написать деловое письмо на английском языке

Составляя деловое письмо, стремитесь к тому, чтобы оно не походило на обычное персональное послание. Для этого строго придерживайтесь общепринятых правил и норм делового письма. Безукоризненность во всех смыслах — вот основная черта деловой переписки. Любое малейшее отступление от принятых правил может привести к тому, что деловое письмо утратит свою силу.

Главные отличительные свойства делового письма — это его структурированность и наличие разнообразных реквизитов, ясность, лаконичность, соблюдение логической последовательности, официальный стиль, сдержанность, смысловая завершенность, стандартизированность. В деловом письме не должны присутствовать просторечия, жаргон, модальные глаголы, междометия. Официально-деловой стиль помогает выразить непредвзятое мнение человека по какому-либо вопросу, показывает логичность текста, который не содержит в себе эмоциональной оценки и является объективным.

Бесплатный урок

Как написать деловое письмо на английском языке правильно? Прежде всего, необходимо обеспечить смысловую точность используемых фраз. Чтобы не допустить появление двусмысленности, стоит использовать в официально-деловых документах речевые фразы-клише. Многолетняя практика послужила образованию множества общепринятых фраз-клише, которые способствуют написанию лаконичных деловых писем. Благодаря им вы напишите деловое письмо гораздо быстрее, и вам не потребуется затрачивать время на поиск верных и подходящих фраз. Используйте устоявшиеся выражения, составление делового письма по аналогии сильно упростит вашу задачу.

Существует ряд правил, соблюдая которые вы сможете написать деловое письмо на английском:

  1. Текст должен подразделяться на абзацы (без красной строки).

  2. Имя отправителя, а также наименование организации, ее контактные данные располагаются в верхнем углу справа страницы.

  3. Затем прописывается имя адресата, а также наименование фирмы, в которую вы отправляете деловое письмо, ее контактные данные (с новой строки).

  4. Опустившись на 3 строчки вниз страницы, пропишите дату отправления письма (можно указать дату также и в верхнем правом углу страницы).

  5. Текст делового письма размещается посередине.

  6. Основная мысль письма должна начинаться с фразы, указывающей на цель составления письма, например: «I am writing to you to ...».

  7. Завершается письмо выражением благодарности: «Thank you for your prompt help...», а также словами: «Yours sincerely,», когда автор письма знает имя адресата, и фразой: «Yours faithfully», если имя адресата неизвестно.

  8. Опустившись на 4 строки вниз, укажите имя отправителя, а также занимаемую должность.

  9. Свою личную подпись отправитель может поставить между приветствием и именем.

Читайте материал по теме: Методика изучения английского языка: какую выбрать

Как написать деловое письмо на английском языке: структура письма

Чтобы написать деловое письмо на английском, вам необходимо изучить структуру стандартного делового письма, состоящую из фраз-клише. Текст делового письма в английском всегда строго подразделяется на смысловые абзацы, а красная строка не используется. Чаще всего деловое английское письмо пишется на фирменном бланке, где уже прописаны реквизиты компании-отправителя, стоит её эмблема, логотип, полное наименование, указаны контактные данные, банковские реквизиты.

Для наглядности приведем стандартную структуру делового письма на английском:

Адрес отправителя (sender's address)

Информация об адресе отправителя располагается в верхнем правом углу письма, однако можно также размещать sender's address и вверху слева. Обратите внимание на порядок написания адреса отправителя. Прежде всего, напишите номер дома, название улицы, затем через запятую номер квартиры. После этого можно указать населенный пункт и его индекс, только после этого прописывается страна.

17 Hillside Road, Apt. 12

London W13HR

England

5 Nelson Street, Apt. 5

Chicago 19 200

USA

Дата (date)

Дату прописываем чуть ниже адреса. Далее приведены наиболее распространенные способы написания даты:

  • 21 December, 2018;

  • December 21th, 2018;

  • December 21, 2018;

  • 21th December, 2018.

Адрес получателя (inside address)

Логика составления блока с адресом получателя подчиняется тем же правилам, что и адрес отправителя, только размещается inside address слева.

Обращение (salutation)

Фраза обращения будет изменяться в зависимости от того, хорошо ли вы знаете адресата, а также от того, мужчина это или женщина. Так, к собеседнику, которому вы пишите впервые, следует обращаться:

  • (Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин;

  • (Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам;

  • Gentlemen, — Господа.

Используйте эти фразы, когда пишите собеседнику, которого знаете недостаточно хорошо:

  • Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер;

  • Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине);

  • Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер, (по отношению к замужней женщине).

Полуофициальное письмо может содержать в себе такие фразы, как, например:

  • Dear Colleague, — Уважаемый коллега;

  • Dear Editor, — Уважаемый редактор;

  • Dear Reader, — Уважаемый читатель.

Обращение размещается слева сразу под блоком с адресом получателя, после обращения необходимо поставить запятую.

Вступление (opening sentence)

Вступление представляет собой вводную фразу:

  • We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… \Нас интересует информация о…).

  • We are interesting in… and we would like to know… — (Мы заинтересованы в … и хотели бы узнать…).

  • We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Подтверждаем получение Вашего письма от…).

Читайте материал по теме: Как выучить английский текст быстро и надолго

Непосредственно сам текст письма (body of the letter)

Главный текст пишется согласно всем законам логики, его можно подразделять на абзацы. Первый абзац содержит в себе информацию о цели написания письма.

  • We would like to point out that… — Мы хотели бы обратить ваше внимание на …

  • I’m writing to let you know that… — Я пишу, чтобы сообщить о …

  • We are able to confirm to you… — Мы можем подтвердить …

  • I am delighted to tell you that… — Мы с удовольствие сообщаем о …

  • We regret to inform you that… — К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

Следующий абзац содержит в себе подробное описание проблемы, которую стремится решить отправитель. В этом же блоке прописываются вопросы к адресату, также отправитель выражает свое мнение по поводу того, что обсуждается в письме.

  • I am a little unsure about… — Я немного не уверен в …

  • I do not fully understand what… — Я не до конца понял…

  • Could you possibly explain… — Не могли бы вы объяснить…

  • I am afraid that … — Боюсь, что…

  • We would also like to inform you … — Мы так же хотели бы сообщить вам о…

  • Regarding your question about … — Относительно вашего вопроса о…

  • In answer to your question (enquiry) about … — В ответ на ваш вопрос о…

  • I also wonder if… — Меня также интересует…

Третий абзац состоит из пожеланий, предложений и вариантов решения поставленной задачи, здесь же выражаются надежды на будущее сотрудничество с адресатом.

  • Could you possibly… — Не могли бы вы…

  • I would be grateful if you could … — Я был бы признателен вам, если бы вы …

  • I would like to receive… — Я бы хотел получить…

  • Please could you send me… — Не могли бы вы выслать мне…

Последний абзац включает в себя итоговое предложение, завершающее основной текст делового письма.

  • I would be delighted to … — Я был бы рад …

  • I would be happy to… — Я был бы счастлив…

  • I would be glad to… — Я был бы рад…

Заключение (closing sentence)

Завершающий этап составления делового письма — заключение (closing sentence). Этот блок состоит из благодарности адресату за его внимание, а также выражает надежду на продолжение общения.

  • I look forward to … — Я с нетерпением жду…

hearing from you soon — когда смогу снова услышать вас;

meeting you next Tuesday — встречи с вами в следующий вторник;

seeing you next Thursday — встречи с вами в четверг.

  • Please acknowledge receipt — Пожалуйста, подтвердите получение.

  • Please do not hesitate\ feel free to contact us if you need any further information — Пожалуйста, без колебаний обращайтесь к нам для получения дополнительной информации.

Завершающая вежливая фраза (complimentary close)

Сomplimentary close составляется по тому же принципу, что и обращение, то есть в зависимости от адресата. Если вы обращаетесь к знакомому человеку, можно употребить фразу: «Yours sincerely», а если вы пишите малознакомому адресату, то «Yours faithfully».

Подпись отправителя (signature)

Signature располагается после завершающей фразы. Не забывайте, что подпись должна быть расшифрована, также ниже указывается занимаемая должность отправителя.

Приложение (enclosure)

Во вложениях к письму могут быть дополнительные файлы, о которых необходимо уведомить при помощи обозначения «Enc.».

Читайте материал по теме: Идиомы английского языка: секреты легкого общения

Как написать деловое письмо на английском языке, используя стандартные фразы-клише

1. Оpening sentence (вступление, в котором ссылаются на предыдущую коммуникацию):

  • Thank you for your e-mail of (date)…

Спасибо за ваше письмо от (числа)

  • Further to your last e-mail…

Отвечая на ваше письмо…

  • I apologise for not getting in contact with you before now…

Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…

  • Thank you for your letter of the 5th of March.

Спасибо за ваше письмо от 5 Марта.

  • With reference to your letter of 23rd March.

Относительно вашего письма от 23 Марта.

  • With reference to your advertisement in «The Times».

Относительно вашей рекламы в Таймс.

2. Описание цели делового письма:

  • I am writing to enquire about

Я пишу вам, чтобы узнать…

  • I am writing to apologise for

Я пишу вам, чтобы извиниться за…

  • I am writing to confirm

Я пишу вам, что бы подтвердить…

  • I am writing in connection with

Я пишу вам в связи с …

  • We would like to point out that…

Мы хотели бы обратить ваше внимание на ...

3. Используйте следующие фразы, чтобы попросить адресата о чем-либо:

  • Could you possibly…

Не могли бы вы…

  • I would be grateful if you could …

Я был бы признателен вам, если бы вы ...

  • I would like to receive

Я бы хотел получить……

  • Please could you send me…

Не могли бы вы выслать мне…

4. Следующие фразы покажут адресату, что вы согласны с оговоренными условиями:

  • I would be delighted to …

Я был бы рад ...

  • I would be happy to

Я был бы счастлив…

  • I would be glad to

Я был бы рад…

5. При помощи данных фраз-клише вы сможете сообщить адресату плохие известия:

  • Unfortunately …

К сожалению…

  • I am afraid that …

Боюсь, что…

  • I am sorry to inform you that

Мне тяжело сообщать вам, но …

  • We regret to inform you that…

К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

6. Какой фразой лучше всего указать на вложения к письму:

  • We are pleased to enclose ...

Мы с удовольствием вкладываем…

  • Attached you will find ...

В прикрепленном файле вы найдете...

  • We enclose ...

Мы прилагаем…

  • Please find attached (for e-mails)

Вы найдете прикрепленный файл…

Читайте материал по теме: Как избавиться от русского акцента в английском

7. Показать свою благодарность можно следующими фразами-клише:

  • Thank you for your letter of

Спасибо за ваше письмо

  • Thank you for enquiring

Спасибо за проявленный интерес…

  • We would like to thank you for your letter of ...

Мы хотели бы поблагодарить вас за…

8. Сделать плавный переход с одной темы на другую можно, используя такие выражения как:

  • We would also like to inform you ...

Мы так же хотели бы сообщить вам о…

  • In answer to your question (enquiry) about ...

В ответ на ваш запрос

  • I also wonder if…

Меня также интересует…

9. Уточнить детали по интересующему вопросу можно, с помощью фраз:

  • I am a little unsure about…

Я немного не уверен в …

  • I do not fully understand what…

Я не до конца понял…

  • Could you possibly explain…

Не могли бы вы объяснить…

10. Проинформировать собеседника о чем-либо:

  • I’m writing to let you know that…

Я пишу, чтобы сообщить о …

  • We are able to confirm to you…

Мы можем подтвердить …

  • I am delighted to tell you that…

Мы с удовольствие сообщаем о …

  • We regret to inform you that…

К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

11. Сообщить о том, что вы готовы помочь партнеру в какой-либо ситуации:

  • Would you like me to…?

Могу ли я (сделать)…?

  • If you wish, I would be happy to…

Если хотите, я с радостью…

  • Let me know whether you would like me to…

Сообщите, если вам понадобится моя помощь.

12. Напомнить адресату о встрече, договоренности, или о том, что вы ожидаете его скорейшего ответа на письмо:

  • I look forward to ...

Я с нетерпением жду,

  • hearing from you soon

когда смогу снова услышать вас

  • meeting you next Tuesday

встречи с вами в следующий Вторник

  • seeing you next Thursday

встречи с вами в Четверг

13. Подпись:

  • Kind regards,

С уважением…

  • Yours faithfully,

Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)

  • Yours sincerely,

(если имя Вам известно)

Читайте материал по теме: Лучшие способы выучить английский язык

Шаблон делового письма на английском языке

Деловой стиль письма включает в себя множество видов и типов писем. Поэтому после знакомства со структурой, стоит приступить к изучению готовых образцов наиболее распространенных деловых писем.

Каждый вид делового письма обладает своими общепринятыми шаблонами, которые включают в себя устоявшиеся выражения и клише. Рассмотрим, как написать деловое письмо на английском языке в нескольких его вариантах.

Письмо-рекомендация на английском языке

Данный вид делового письма заключает в себе умения, теоретические знания, служебные обязанности сотрудника. Кроме того, в письме приводятся отзывы о его работе от прошлого работодателя. В таких деловых письмах на английской языке употребляются следующие устойчивые фразы:

  • I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…

  • ...has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.

  • …distinguished himself / herself b… показал себя как…

  • His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…

  • He/she is creative person… Он/она креативная личность…

  • His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…

  • While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…

  • His / her main responsibilities were... Его/ее главными обязанностями было…

  • His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…

  • The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…

  • I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.

  • I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника

Письмо-поздравление на английском языке

Такое письмо составляется, когда человеку необходимо в официальной форме выразить свои поздравления деловому партнеру или же коллеге по работе. Основная часть текста в нем гораздо меньше, чем в письме-рекомендации. Однако особенность поздравительного письма заключается в его повышенной эмоциональной выразительности, это отличает его от других видов писем в деловой английской переписке.

В поздравительном письме можно использовать следующие фразы:

  • Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!

  • In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!

  • Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year. С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Для большей наглядности рассмотрим один пример английского поздравительного письма в деловой переписке.

Материал для скачивания: Пример письма-поздравления на английском языке

Сопроводительное письмо для резюме

Такой вид писем необходим при устройстве специалиста на новую должность. Первый блок делового сопроводительного письма на английском языке содержит в себе информацию о должности, которую планирует занять сотрудник, также можно сказать пару слов о том, откуда претендент узнал о вакансии.

Деловое письмо на английском

Проследите, чтобы первая часть делового сопроводительного письма состояла максимум из 2-3 предложений. Следующий абзац посвящается образованию, которым обладает сотрудник, его опыту работы и полученным навыкам. В третьем абзаце стоит упомянуть о резюме, которое сопровождает деловое письмо. В этой же части делового сопроводительного письма лучше всего сообщить о том, что претендент на должность готов пройти собеседование и стремится занять вакантную должность. В завершение сопроводительного делового письма на английском языке важно выразить свою благодарность за то, что адресат прочитал письмо.

Перечислим наиболее часто употребляемые фразы сопроводительного делового письма на английском:

  • I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …

  • Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …

  • I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.

  • I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…

  • Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Письмо-приглашение в деловой переписке на английском

В бизнес-среде постоянно происходят разнообразные мероприятия, встречи, конференции или презентации. Чтобы создать дружественные отношения с компаниями-партнерами, пригласите руководителя на такое мероприятие или встречу, отправив ему деловое письмо-приглашение на английском.

При составлении письма-приглашения особое внимание уделите деталям, например:

  • Используйте полное имя делового партнера.

  • Пишите компактное деловое письмо, прочтение которого не займет много времени.

  • Используйте уместный юмор.

  • Высылайте письмо-приглашение заранее.

Основные фразы письма-приглашения:

  • You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…

  • Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Материал для скачивания: Пример пригласительного письма на английском языке

Деловое письмо-ответ на английском языке

Получая деловое письмо, компания непременно должна ответить на него. Структура письма-ответа в английской деловой переписке идентична структуре других типов писем.

Составляйте ответное письмо, используя такие фразы как:

  • Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.

  • We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…

  • We shall be only too pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить Вам…

  • Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Читайте материал по теме: Онлайн изучение английского языка: инструменты и сервисы

Как написать деловое письмо на английском для отправки по электронной почте

Современное деловое общение между компаниями зачастую происходит при помощи электронной почты. Проводя деловую коммуникацию через e-mail, можно решать разнообразные задачи, поставленные перед фирмой. Для того чтобы электронное общение происходило эффективно, придерживайтесь следующих советов по составлению делового письма на английском:

  1. Кто ваш адресат? Деловой партнер, с которым у вас дружественные отношения? Или же это человек, которому вы пишите впервые? Ответив на эти вопросы, вы сможете понять, должно ли ваше письмо быть максимально формальным или же его можно написать в более свободном стиле.

  2. Как написать деловое письмо на английском, чтобы оно произвело должный эффект на адресата? Ответ прост: сделайте его кратким и лаконичным. Все виды делового общения должны строиться согласно этому правилу, тем более деловая электронная переписка, потому что такой вариант письма будет восприниматься собеседником труднее. Позвольте адресату предоставить вам такой же краткий ответ. К примеру, используйте не фразу «Let me know what you think», а: «Is 3 PM or 5 PM best for you?».

  3. Тема делового электронного письма на английском должна в полной мере содержать в себе суть вашего вопроса.

  4. В обычной переписке приветствие можно опустить, в то время как написать деловое письмо на английском вам придется с использованием фраз «Dear Sir/Madam».

  5. Первые фразы делового электронного письма должны заключать в себе вашу цель: хотите ли вы ответить, назначить дату встречи, выразить свое мнение по какому-либо вопросу. К примеру: «I am replying to your letter dated 15 January 2018 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing».

  6. Акцентируйте внимание на основной мысли письма, выделив слово заглавной буквой.

  7. Чтобы не допустить искажения текста письма на различных электронных носителях, старайтесь делать строчки, содержащие в себе не более 65 знаков.

  8. Строго придерживайтесь структуры делового письма на английском. В нем обязательно должно быть вступление, основной текст с фактическими данными, а также выводы.

  9. Как написать деловое письмо на английском, которое произведет положительное впечатление на бизнес-партнера? Придерживайтесь принципа KISS (Keep it short and simple). Дело в том, что на почту вашего партнера наверняка приходит множество писем ежедневно. Не тратьте его время длинными и сложными для прочтения электронными письмами.

  10. Не стоит в деловой переписке использовать аббревиатуры, уместные только в неформальном общении как то «IMHO» (In My Honest Opinion) и так далее.

  11. Отправленное электронное письмо невозможно скорректировать или устранить ошибки в нем. Поэтому перед отправкой еще раз перепроверьте правильность всех данных и текстовое содержание письма.

  12. Адрес отправителя и контактные данные размещайте в конце делового электронного письма на английском. Это оптимальный вариант на тот случай, если ваше письмо будет распечатано в бумажном варианте.

  13. Деловое общение по e-mail должно происходить с повышенной активностью. Даже если вы не можете ответить на письмо сразу же, стоит уведомить отправителя, что вы получили его электронное письмо, указав срок, в течение которого можно ожидать ваш подробный ответ.

Читайте материал по теме: Сказуемое в английском языке: виды, правила, примеры

Как написать деловое письмо на английском без ошибок

Мы рассмотрели, как написать деловое письмо на английском, используя общепринятые шаблоны и наиболее распространенные фразы-клише. Однако чтобы выстроить долгосрочные деловые отношения, важно подойти к написанию письма на английском ответственно. Даже если вы отправите деловое письмо с логотипом вашей организации, на фирменном бланке, в стильном конверте, но при этом допустите ошибку, коммуникация с партнерами не будет выстроена.

Ошибка 1. Деловое письмо на английском содержит много воды

Чтобы деловое общение было максимально эффективным, проследите, чтобы объем текста был не больше стандартной страницы А4 и его можно было прочитать сразу же на «одном экране».

Важно, чтобы письмо вызвало интерес у адресата с самого начала его прочтения. Иначе человек не только не станет отвечать вам, но просто не захочет дочитывать письмо до конца и вникать в его смысл.

В той ситуации, когда с помощью делового письма на английском вы общаетесь с хорошим деловым партнером, которого давно знаете, краткость также будет способствовать поддержанию дружественных деловых отношений. Потому что в 21 веке самым ценным ресурсом является время. Не отнимайте его у делового партнера, отправляя ему длинные нечитабельные письма. Покажите ему свое уважение через краткое и лаконичное письмо. А для этого всегда делайте вычитку текста перед его отправкой. Так вы сможете не допустить появление неловких ситуаций, когда в тексте делового письма присутствуют фразы с подтекстом или неприемлемые выражения.

Ошибка 2. Приносить плохие новости

Говорить о плохом в самом начале письма — не самый лучший вариант начала деловой беседы, поэтому лучше не начинать деловое письмо на английском с таких фраз как «Unfortunately, I am afraid that», «I am sorry to inform you that», «We regret to inform you that» и прочее.

Даже если вам необходимо сообщить адресату о появившихся трудностях, ни в коем случае не делайте это сразу же после приветствия. В противном случае у вашего «Dear Mr. Smith» возникнет четкая ассоциация ваших писем с негативными событиями.

Ошибка 3. Сокращения

Недопустимо использовать в деловой переписке сокращения, даже если они уменьшают время прочтения письма. Такие аббревиатуры подходят исключительно для личного общения.

Например, нельзя использовать следующие сокращения:

  • CU (рус. Увидимся).

  • thx/TX (рус. спасибо)

  • RUOK? (рус. Ты в порядке?).

  • FYI (рус. для сведения).

Подобные аббревиатуры можно применять только в электронных деловых письмах, при условии, что вы хорошо знаете собеседника и уверены, что он поймет использованное вами сокращение.

В деловой английской переписке строго запрещается использовать смайлики. Включив их в ваше деловое письмо на английском, вы заработаете репутацию компании, которая относится к деловому партнеру несерьезно и безответственно.

Ошибка 4. Не уведомить адресата о вложениях

Как написать деловое письмо на английском с прилагаемыми файлами, чтобы адресат не обратил на них внимание? Просто не уведомляйте его о вложениях! Даже если вы отправляете деловое письмо в бумажном варианте с вложениями, вы должны дать краткое описание прилагаемых документов, которые могут быть достаточно объемными. Что уже говорить об электронных письмах, в которых вы не стали уведомлять собеседника о вложениях? Можно считать, что с вероятностью до 99 % адресат не станет просматривать их.

Поэтому, чтобы уведомить собеседника о вложениях, используйте следующие фразы:

  • We enclose / are enclosing (рус. Мы прилагаем / вкладываем…).

  • We are sending you ... under separate cover (рус. Мы отправляем вам ... в отдельном документе).

  • Please enclose ... with your reply (рус. Пожалуйста, приложите/вышлите ... с ответом).

  • Enclosed you will find a copy of the contract… (рус. Во вложениях вы найдете копию контракта …).

Ошибка 5. Включать в письмо неуместные шутки

Сарказм и ирония будут восприняты адресатом как невежество. Деловое письмо на английском — не место для юмора и иронии.

Ошибка 6. Изменять формат письма

Не стоит форматировать деловое письмо, внося изменения в цвет текста, или использовать необычные шрифты. Стремясь достичь большей оригинальности, вы лишь получите репутацию легкомысленного делового партнера.

Ошибка 7. Нарушение субординации

Включать в деловое письмо на английском фразы «Best wishes / Best regards» (Всего хорошего), когда вы общаетесь с деловым партнером, неприемлемо. Несмотря на то, что вы можете переписываться с партнером ежедневно по электронной почте, это не значит, что человек стал вашим близким другом. Формальное общение допускает использование стилистически нейтральной фразы «Yours faithfully» (когда вы не знаете имени адресата) и «Yours sincerely» (когда имя адресата известно).

БЕСПЛАТНЫЙ УРОК
с преподавателем по скайпу
Подберем индивидуальную программу обучения для достижения ваших целей:
хобби
карьера
путешествия
обучение
знакомства
Записаться на урок