Деловая переписка на английском языке: тонкости бизнес-общения

by

Деловая переписка на английском языке: тонкости бизнес-общения

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие правила необходимо соблюдать, ведя деловую переписку на английском языке

  • Как ведется деловая переписка на английском языке с представителями разных стран

  • Как вести деловую переписку на английском языке по электронной почте

  • Какие фразы использовать при деловой переписке на английском языке

Современный мир открыт людям, владеющим иностранными языками. Это уже скорее насущная потребность, нежели увлечение. Сотрудничество предпринимателей из разных стран никого не удивляет. Поиску партнёров и поддержанию контактов способствует умение вести деловую переписку. Поскольку в мире бизнеса документам и официальным письмам уделяется особое внимание, обсудим все требования, которым должна соответствовать деловая переписка на английском языке на конкретных примерах.

Бесплатный урок

По каким правилам ведется деловая переписка на английском языке

Очевидно, что умение писать официальные письма на английском языке – важный навык для компаний, работающих с иностранными партнерами. Свободное владение языком, знание деловой этики и делопроизводства могут быть определяющими критериями отбора кандидата на вакантное место в организации.

Как проверить уровень английского языка

Проведем условное деление деловых писем на две большие группы:

  1. Письма в свободной форме.

  2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

Составление писем в свободной форме – более сложная задача, поскольку шаблонные письма требуют лишь соблюдения формы, и чаще всего в организациях разработаны типовые бланки, а также инструкции по их заполнению. Поэтому имеет смысл потратить время и познакомиться с правилами свободного изложения текста. Различные сопроводительные документы, заявки, отчёты и прочие письма, имеющие унифицированную форму, вы освоите в процессе работы.

Начать знакомство с правилами ведения деловой переписки следует с определения текстовых блоков, содержащихся в деловом письме на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Адрес отправителя

Правый верхний угол отводится под указание сведений об отправителе, которые располагаются в строго определенном порядке без использования знаков препинания.

Реквизиты

Пример

Фамилия и имя

Sobolev Anton

Должность

PR manager

Название компании

T&T Corporation

Номер дома и название улицы

45 Parkovaya St

Город и почтовый индекс

Volgograd 167890

Страна

Russian Federation

Дата

Отступив на три строки вниз, укажите дату составления письма. Правилами деловой переписки допускаются различные форматы написания сведений о времени написания документа:

October 29, 2017.

29 October, 2017.

29th October, 2017.

October 29th, 2017.

29 Oct. 2017.

Использование только числовых обозначений даты – не лучший вариант, поскольку в странах, где говорят на английском языке, могут неправильно прочесть запись вследствие наличия специфичных правил написания такой информации. В частности, отличается порядок указания конкретной даты, месяца и года в Англии и США.

12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия).

12.10.2017 – 10 декабря 2017 (Америка).

Реквизиты получателя

Данные адресата размещаются в левой части листа. Перечень сведений и порядок их указания сходен с последовательностью реквизитов отправителя. И все же, некоторые отличия есть.

Реквизиты

Пример

Обращение и фамилия

Mr Alex Colton

Должность

Editor in chief the Daily Mirror

Название компании

J Media UK Ltd

Номер дома и название улицы

15 Stratton Street

Город и почтовый индекс

London W1J 8LQ

Страна

United Kingdom

Обратите внимание на значимость обращения к собеседнику при ведении деловой переписки. В английском языке принят ряд сокращений, призванных продемонстрировать уважительное отношение к собеседнику: мужского пола – Mr, женского пола – Ms. Обращаясь к замужней женщине, принято использовать приставку Mrs, к не состоящей в браке – Miss.

Приветствие

Первое, что прочтет ваш собеседник – адресованные ему приветственные слова. Манера обращения напрямую зависит от того, насколько хорошо вам знаком адресат. Деловая переписка предполагает использование стандартных фраз: Dear Mrs/Ms и фамилия собеседника на английском языке. Если письмо надо написать человеку, чье имя вам не известно, следует воспользоваться словосочетанием Dear Sir or Madam. Адресуя послание нескольким лицам, начните его с фразы: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. В ряде случаев допускается отступление от формальных правил, в частности, обращение по имени: Dear Mary. Обратите внимание: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском варианте – двоеточием.

Английский вариант

Американский вариант

Dear Mr Higgins,

I am writing with…

Dear Mr Higgins:

I am writing with…

Основная часть

Следующий раздел письма передает суть послания отправителя, поэтому требует особенно тщательной проработки.

Начинается письмо с лаконичного вводного предложения. В случае, когда вы продолжаете уже начатую переписку с деловым партнером, вступление на английском языке может выглядеть так:

Пример

Перевод

This letter is to confirm…

Это письмо – подтверждение того, что…

Thank you for your letter…

Спасибо за ваше письмо…

We acknowledge receipt of your letter…

Подтверждаем получение вашего письма…

With reference to your letter of…

Относительно вашего письма от…

Избегайте употребления сокращенных форм сказуемых I’m, you’re и т.п. при составлении официальных деловых посланий.

Цели и причины вашего обращения должны быть изложены с соблюдением всех правил английского языка и логично приводить к сообщению об ожидании обратной связи. Правильность понимания текста собеседником обеспечивает грамотная разбивка письма на небольшие абзацы, где мысль завершена, без использования красной строки/табуляции. Этот блок рассмотрим позднее на практических примерах.

Заключение

Завершая послание, прибегните к использованию стандартных фраз, выражающих благодарность, заверения в ожидании ответа, предложения сотрудничества, приглашение к последующему общению.

Пример

Перевод

Please acknowledge receipt…

Пожалуйста, подтвердите получение…

If you have any questions, do not hesitate to contact us.

Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.

Thanking in advance.

Заранее благодарим.

We value your custom highly.

Нам очень важно сотрудничество с вами.

Please contact us again if we can help in any way.

Пожалуйста, обращайтесь к нам снова, если мы можем вам чем-то помочь.

Thank you and we are looking forward to hearing from you.

Спасибо вам, ожидаем вашего ответа.

Подпись

Вежливый тон должен быть выдержан во всех разделах письма. Поэтому перед тем, как указать свое имя, прибегните к принятым в деловой переписке пожеланиям всех благ или выражению уважения. На английском языке подобные фразы выглядят так:

Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику).

Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату).

Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание).

Отделив данную фразу запятой, спуститесь на строку ниже и подпишите документ, а также укажите свои имя, фамилию и должность.

Yours faithfully,

Samuel Frankston

General Manager

Enc. A copy of the license

Yours sincerely,

Vadim Grachev

Sales Manager

Enc. Catalogue

Если вы планируете присоединить к вашему письму какие-либо документы, их перечень указывается сразу после подписи. Правилами деловой переписки предусмотрено использование сокращения Enc., что в переводе с английского языка означает «Приложение» (enclosure), после которого идет перечисление приложенных документов.

Читайте материал по теме: Как написать деловое письмо на английском, чтобы произвести хорошее впечатление

Деловая переписка на английском языке с представителями разных стран

Культурные традиции разных стран порой серьезно различаются, даже если для общения выбран такой универсальный язык, как английский. Эти особенности важно учитывать, ведя переписку с зарубежными партнёрами.

Китай, Япония, арабские страны

В странах азиатского региона и на востоке вежливость ценится особо, поэтому постарайтесь включать в письмо максимально вежливые формы, особенно в начале знакомства. Возможными вариантами, учитывающими правила этикета, могут быть следующие фразы:

  • Hope this email finds you well. – Надеюсь, у вас все хорошо.

  • Sorry for bothering you. – Прошу прощения за то, что отвлекаю.

  • Might I take a moment of your time? – Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

  • I would be grateful if you could… – Я бы был очень признателен, если бы вы могли…

  • Could you please be so kind… – Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Вежливость к партнерам следует сочетать с более лаконично составленным текстом:

  • Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. – Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь.

  • I would appreciate your help in this matter. – Буду признателен за вашу помощь.

  • I await a response at your earliest convenience. – Ответьте при первой возможности.

США

Оборотами речи, которые должны присутствовать в письме по правилам этикета, можно пренебречь. Исключение составляют ситуации, когда вашим собеседником является стоящий выше вас коллега или партнер. Четко опишите ситуацию и ваши ожидания. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Вопросы на личные темы в деловой переписке могут иметь место при общении с человеком, который вам знаком. Уточните, как дела у собеседника, как поживает его семья. Это будет воспринято положительно, и отношения с партнером станут более надежными.

Читайте материал по теме: Бизнес-английский по скайпу: за и против

Деловая переписка на английском языке: примеры писем и фразы

Под понятием «официальное письмо» подразумевается большое количество документов, составление которых преследует разные цели. Это может быть запрос, предложение коммерческого характера, жалоба, извинения, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. Данный раздел посвящен обсуждению правил и примеров составления деловых писем на английском языке, используемых клише. Для удобства разделим образцы на группы.

Заявление

Многие планируют трудоустроиться на работу в иностранную компанию. При этом лишь единицы понимают, что даже правильно составленным заявлением можно зарекомендовать себя с положительной стороны. Кроме информации, изложенной ранее в статье, в письме можно использовать различные фразы.

Пример

Перевод

I am writing in connection with

Я пишу в связи с …

With reference to your vacancy …I am sending…

В ответ на вашу вакансию… Я высылаю…

I am writing in response to your advertisement…

Я пишу в ответ на ваше объявление …

As for my experience it includes…

Мой опыт работы включает…

I worked for…as…

Я работал в течение… на должности…

I would like to apply for this job because…

Я бы хотел получить эту работу потому…

Полностью оформленное заявление приобретет следующий вид:

Artem Kosarev

14 Green St

Birmingham B48 7JN

United Kingdom

29 Oct. 2017

Frost logistic ltd

23 Groove St

London WZ2 EA4

United Kingdom

Dear Sirs,

My name is Artem and I am writing in response to your advertisement for a computer operator in today’s Independent newspaper.

I have an experience of work as a computer operator for Trust General Company and appropriate education. I would like to apply for this job because I decided to move to London. I am a reliable person and would be a good worker for you. I am ready to come to an interview at any time.

Thank you for your attention.

Yours faithfully,

Artem Kosarev

Enc. Resume

Запросы и просьбы

Рассматриваемый тип корреспонденции часто используется для получения необходимых документов в деловой переписке. Например, это может быть письмо-просьба о предоставлении дополнительной информации, такой как каталог продукции для ознакомления с образцами и заключения договора. Запрос или просьба на английском языке могут выражаться устоявшимся выражением, используемым в переписке нередко.

Пример

Перевод

This is to request you to grant…

Это просьба/запрос предоставить…

Please inform us …

Просим информировать нас…

We are writing to enquire about …

Мы просим сообщить о…

I would be grateful if you could …

Я был бы признателен вам, если бы вы…

We should appreciate your sending to us …

Мы будем очень признательны, если вы вышлете нам…

Could you please send me …

Не могли бы выслать мне…

Can you give me some information about…

Могли бы вы дать мне информацию о…

Could you send me more details…

Не могли бы вы выслать подробную информацию…

Dear Mr Brams

I am writing with reference to your advertisement in Guardian. Can you give me some information about your proposal? I would like to receive a copy of your latest price-list. I also wonder if it is possible to get discounted price for buying in volume.

Thank you and I am looking forward to hearing from you.

 Yours sincerely,

Kate Gordon

Sales Manager

T&K Corporation

Читайте материал по теме: Изучение английского языка удаленно – обучение без границ

Жалоба

Если сотрудники контрагента допустили ошибку или услуги по качественным показателям не соответствуют условиям договора, в практике деловой переписки прибегают к составлению претензионных писем. Жалобы и требования формулируют в стиле, предполагающем формальное общение. Допустимо использовать следующие шаблонные выражения на английском языке:

Пример

Перевод

I’m writing to let you know that…

Я пишу, чтобы сообщить…

In this way it ruined all my plans as…

Таким образом, мои планы были нарушены…

I am writing to complain about…

Я пишу, чтобы выразить жалобу на…

I am writing to draw your attention to…

Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к …

I hope I can expect…

Я надеюсь, что могу ожидать…

…to avoid a recurrence of such …

…чтобы избежать повторного случая…

…to claim for compensation…

…требовать возмещения…

Текст письма должен содержать описание произошедшего, предполагаемых причин, могут потребоваться и документы, подтверждающие факт нарушения достигнутых договоренностей.

Dear Ms Melts,

I’m writing to complain about ineffective work of your delivery service.

On the 13th of December I ordered from you ten computers and six laser printers. I had especially stipulated delivery with your manager for 20th of December that to ensure punctual arrival. Today is 22th of December and the equipment I ordered has still not been delivered.

I would like to receive my purchases as soon as possible. I hope that you will deal with my problem promptly as it is causing me considerable inconvenience.

 Yours sincerely,

Bob Murray

Ответы и извинения

Еще один вариант писем – ответные сообщения и извинения на английском языке в деловой переписке. Отвечая на сообщение партнера, поблагодарите его за полученное письмо, тактично объясните причины возникших проблем, изложите возможные варианты выхода из сложившейся ситуации. Приведем примеры фраз, соответствующих стилю делового общения.

Бесплатный урок

Пример

Перевод

Thank you for bringing the problem to our attention.

Спасибо за привлечение нашего внимания к этой проблеме.

We are very sorry to hear that…

Нам очень жаль слышать, что…

Please accept our apologises for…

Просим принять наши извинения за …

You have my assurance that…

Я уверяю вас, что…

Please be assured that we will…

Будьте уверенны, что мы…

To compensate for the inconvenience caused…

Для компенсации причиненных неудобств…

Рассмотрим пример.

Dear Mr Murray,

Please accept our apologies for the recent problems you had regarding our delivery service.

Our company recently had experienced some problems with the software. The vendor has since applied a patch, and our systems are now 100% functional. Please be assured that you will receive your order not later, than the day after tomorrow.

To compensate for the inconvenience caused we have applied a 20% discount on equipment you ordered. We value your custom highly.

Sincerely,

Nick Harley
Customer Service Manager

Читайте материал по теме: Собеседование на английском языке: подготовка, вопросы, рекомендации

Деловая переписка на английском языке по e-mail

В межличностном общении электронная почта используется редко, ее место практически полностью занято различными социальными сетями и мессенджерами. Общение с деловыми партнерами – совсем другое дело: рабочие вопросы принято решать посредством телефонного общения и обмена письмами.

Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?

Этот вопрос, как правило, возникает внезапно, специалист не успевает подготовиться заранее, а потому вынужден импровизировать. В ряде случаев это приводит к потере важной информации из-за неверно воспринятых данных.

Необходимо запомнить правила произношения электронного адреса:

  • Символ ‘@’ читается как at, ни в коем случае не dog!

  • Точка в адресе электронной почты называется dot, а не point, full stop или period .

  • Символ ‘-‘ читается как hyphen, иногда не вполне корректно называют dash (dash — это тире, то есть более длинный вариант hyphen).

  • Символ ‘_’читается как underscore, реже: understrike, low dash, low line.

Примеры:

  • support@hotmail.com — support at hotmail dot com;

  • help-me@gmail.com — help hyphen me at gmail dot com.

Если в адресе использованы слова, нет смысла читать их по буквам. Это не касается адресов, в составе которых есть имена собственные, трудные по написанию, личные имена и фамилии, случайная последовательность букв. В таких случаях не стоит полагаться на то, что партнер без проблем поймет вас, произносите данные по буквам:

  • alyonushka@nomail.net — a l y o n u s h k a at nomail dot net.

Для вашего собеседника могут быть гораздо более известны такие доменные зоны, как com, net, org – произносите их одним словом. Не имеющие такого распространения домены, например, ru, лучше стоит назвать по буквам.

  • example_address@mail.ru — example underscore address at mail dot r u.

Композиция текста email на английском языке

Письмо должно быть более содержательным, чем простое текстовое сообщение, которыми принято обмениваться в мессенджерами или с помощью различных средств связи («text» – обобщенное наименование коротких сообщений, «texting» – процесс переписки). Но не менее важным является и требование четкой формулировки мыслей при соблюдении этики общения.

Вам может пригодиться информация о принятых в английском языке сокращениях по наименованию адресата:

  • gov — правительственная организация;

  • edu — образовательное учреждение;

  • org — организация;

  • com — корпорация, компания;

  • net — интернет-компания;

  • mil — военное ведомство.

«Шапка» электронного делового письма состоит из следующих пунктов:

  • to (получатель);

  • from (отправитель);

  • cc (копии);

  • subject (тема).

Составляя письмо, учтите ряд важных правил:

  • не пишите весь текст строчными буквами, потому что получателю будет неясно, как расценить данное сообщение;

  • не используйте бранных и жаргонных выражений;

  • излагайте информацию четко;

  • сообщите о наличии прикрепленных файлов, иначе они могут остаться незамеченными вашим собеседником;

  • ограничьте применение сокращений и смайлов;

  • пишите кратко и лаконично.

Главные составляющие электронного письма:

  1. Приветствие — желательно обращаться к собеседнику по имени, если оно вам известно.

  2. Вступление — в ситуациях, когда приходится отправлять письмо незнакомому человеку, следует коротко представиться.

  3. Цель сообщения — данная часть email отводится под указание причин вашего обращения.

  4. Подробности — при наличии каких-либо важных обстоятельств, которые могут повлиять на исход дела, сообщите о них собеседнику по деловой переписке. В случаях, когда вы ожидаете ответных действий от партнера, напишите об этом и постарайтесь, чтобы сообщение было понято однозначно.

  5. Подпись — завершите письмо, применив одну из форм вежливости, а затем подпишите его, указав имя, фамилию, если уместно – место и адрес работы, а также контактный номер телефона.

Разберем подробнее приветствие и подпись — они пишутся шаблонно.

Варианты приветствия в электронном письме на английском

В большинстве случаев просто пишут «Hello и имя адресата», например: Hello James.

Более формально: Dear James.

Пусть вас не смущает обращение «Dear» — в формате делового общения это означает «уважаемый/ уважаемая». По правилам английского языка, после слов «hello» или «dear» не надо ставить запятую. Когда предполагаемый адресат неизвестен, например, вы пишете в «HR department» какой-либо компании, напишите «Hello», «Dear Colleagues» (если это коллеги), «Dear All» (группе коллег), «Dear HR department».

Вам могут встретиться такие обращения к незнакомому мужчине или женщине, как: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam в случае, когда пол собеседника неизвестен, либо To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Использование в деловой переписке первых двух выражений не рекомендуется, поскольку вы можете ошибиться с полом адресата, оставшиеся два варианта считаются устаревшими, хотя до сих пор находят применение при общении партнёров на английском языке. Если есть такая возможность, лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделу/департаменту (Dear Marketing Department).

В случаях, когда вашим письмом продолжается переписка, либо сообщение будет отправлено знакомому человеку, коллеге, обращение может не предваряться приветственным словом, например, просто «James». Приветствовать друг друга в каждом письме в течение одного дня не обязательно.

Читайте материал по теме: Русские имена на английском языке: пишем и произносим правильно

Как завершить email

Основы деловой переписки на английском языке допускают завершение письма указанием своих имени и фамилии, но лучше добавить какое-нибудь вежливое пожелание собеседнику. Среди самых популярных:

  • Best regards! (или просто «Regards!») — С наилучшими пожеланиями!

  • Kind regards! — то же самое.

  • Best wishes / Warm wishes – то же самое.

Из школьной программы или курса английского языка в институте вы можете вспомнить фразы: «Sincerely yours» или «Faithfully yours», что в переводе звучит как «искренне ваш». В деловой переписке они применяются все реже и считаются излишне формальными и устаревшими. Собственно, как и «искренне ваш» по-русски. А вот фразу «Sincerely» в конце письма можно встретить нередко.

Есть некоторые правила, руководствуясь которыми можно легко составить электронное письмо партнеру:

  • Сокращайте.

Упрощайте предложения, избегайте сложных конструкций, нагромождения слов. В деловой переписке всему этому нет места. Цель, которую вы преследуете – максимально четко донести информацию до собеседника. Проанализируйте текст и решите, что именно затрудняет понимание письма, а затем сократите лишнее.

Нет:
You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. – Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да:
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. – Джон Джонсон сейчас работает над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

  • Откажитесь от жаргонизмов.

Жаргонные слова и деловая переписка не совместимы между собой. Даже если вы общаетесь с коллегами, которые понимают смысл вашего сообщения, письмо может быть переадресовано совсем другим лицам и вызвать проблемы.

  • Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника.

Даже в русском языке есть фамилии, по которым нельзя однозначно определить пол носителя. С английским языком ситуация сложнее: окончания слов ни о чем не говорят, ряд имен могут носить представители обоих полов. Например, сумеете ли вы определить, с кем имеете дело, если имя собеседника Jody Jonson?

Чтобы с достоинством выйти из ситуации, заблаговременно расспросите коллег, найдите аккаунт интересующего человека в социальных сетях, постарайтесь найти о нем информацию. Перепутав Mr Johnson с Mrs Johnson, вы поставите себя в неловкое положение.

  • Откажитесь от шуток и личных комментариев.

Не будьте излишне формальным, но будьте профессионалом. Ошибкой будет использование в деловой переписке шуток, сарказма в общении с англоязычными партнерами. Вы можете показаться бестактным, остаться непонятым. Важно ясно и конкретно излагать суть сообщения.

  • Уберите предлоги там, где это возможно.

Избыток предлогов усложняет восприятие текста и создает эффект «воды». К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy – «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting – «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Подбирайте синонимы слов, в которых отсутствуют предлоги. Сравните: generate вместо come up with (придумать), determine вместо find out (выяснить).

  • Избегайте восклицательных знаков.

Текст не передаёт эмоционального состояния отправителя корректно, поэтому использование восклицательного знака может быть ошибочно воспринято как повышение тона.

Пытаясь обратить внимание собеседника постановкой большого количества восклицательных знаков, можно добиться обратного эффекта: важные нюансы ускользнут от внимания.

  • Ограничьтесь пятью предложениями.

Известное высказывание Гая Кавасаки гласит: если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени. Воспользуйтесь им как действенной рекомендацией.

  • Используйте короткие слова, предложения и абзацы.

Подумайте о том, как ваш собеседник будет читать сообщение. Вполне возможно, что он воспользуется телефоном или планшетом, и длина текста будет играть значительную роль в том, как скоро вы получите ответ. Если написанное вами письмо достаточно лаконично, весьма велики шансы, что его очень быстро прочитают, так что умение кратко излагать мысли – ваше преимущество.

Простота текста – ещё один ваш союзник. Не перегружайте своего собеседника по деловой переписке лишней информацией. Прежде всего, это не выгодно вам. Чем запутаннее вы пишете, тем труднее понять суть сообщения.

Нагромождение терминов может быть не только избыточным, но и показаться излишне высокомерным. И уж совсем неприятно, если при этом вы употребите слово не в том значении.

  • Откажитесь от страдательного залога.

Нет: The information was sent me by Peter – Информация была отправлена мне Петром.
Да: Peter sent me this information – Петр отправил мне эту информацию.

  • Используйте списки.

Если вас интересует мнение партнера по деловой переписке, какая из альтернатив должна быть выбрана, предложите ему варианты в виде пронумерованного списка. Так можно избежать односложного ответа, непонятного вам. Чтобы ваш собеседник дал быстрый и точный ответ, он должен получить короткий и понятный текст сообщения. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других случаях списки структурируют текст и помогают пониманию.

  • Поставьте дедлайн.

Есть разные способы заострить внимание собеседника на значимости срока ответа. Укажите в письме конкретную дату, до которой необходимо получить отклик.

  • Излагайте в теме суть письма.

Думайте о человеке, с которым ведёте переписку. Открывая почту и видя там не менее двадцати писем различной тематики, что должен понять адресат о цели вашего сообщения? Изложите тему письма так, чтобы даже беглого просмотра было достаточно, чтобы уловить, о чем оно. Плохая идея – писать абстрактные и оторванные от самого письма темы вроде «Please read it», «Important», «Hi». Пишите конкретнее: «Booking Approval», «Flight Delayed to 12:00 a.m.», «Orientation at 9:00 on Tuesday», «Schedule for May».

  • Будьте вежливы.

Деловая переписка на английском языке ведётся с соблюдением требований этикета. Помните о том, что общаться с людьми невежливыми не очень приятно, а в мире бизнеса и без этого достаточно сложностей.

Пропустив такое, казалось бы, не несущее смысловой нагрузки слово «please», можно построить фразу, больше напоминающую приказ, что лишь усугубит эмоциональную сухость письма.

  • Send me the annual report. — Пришли мне годовой отчет (приказ).

  • Please, send me the annual report. — Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).

Приказной тон совершенно неприемлем, когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90 % писем в деловой переписке).

  • Если нужно, структурируйте письмо.

Какую бы информацию вам ни пришлось излагать, поработайте с текстом, выделите его структурные элементы. Создайте в тексте список там, где он уместен.

  • Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.

Некоторые письма оставляют в недоумении: автор уведомил о каком-либо факте или ожидает встречных действий от получателя? Если подразумевается, что после прочтения собеседник должен ответить, переслать сообщение, сделать что-либо еще, убедитесь, что формулировка письма содержит четкие указания на этот счет.

  • Проверяйте письмо перед отправкой.

Прежде чем отправить письмо, прочитайте его еще раз. Важно убедиться, что сообщение составлено по всем правилам этики, не содержит двусмысленных положений, оно краткое и понятное. В деловой переписке вполне допустимы неочевидные ошибки, например, наличие лишней запятой. Это не критично, даже многие носители английского языка не могут похвастаться стопроцентной грамотностью. Однако это не касается грубых неточностей и опечаток – их быть не должно.

  • Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.

Работа в компании предполагает также и возможность обмена опытом. Важно поучиться у коллег и ознакомиться с образцами писем именно потому, что часто разным организациям присущи собственные правила, в соответствии с которыми ведётся переписка с бизнес-партнерами. К тому же, так вы гораздо быстрее научитесь составлять письма.

Читайте материал по теме: 17 причин, почему важно знать английский язык

Деловая переписка на английском языке без ошибок + полезные фразы

Приветствие на английском языке в деловой переписке не обязательно составляется с использованием шаблонных слов. Начать или закончить письмо можно так:

I hope you are doing well — Надеюсь, у вас все хорошо. Широко используемый аналог фразы «How are you?». Если ваше приветствие должно носить более формальный характер, напишите: I hope this email finds you well.

I just wanted to update you on… — Я просто хотел дополнить, что… Таким образом вы сумеете обратить внимание собеседника на некоторые важные моменты, которые были ранее упущены.

 I just wanted to let you know that… Я просто хотел сообщить вам, что… Воспользовавшись данной фразой, можно не только дополнить уже известную информацию, но и начать письмо о значимых деталях, касающихся рабочих моментов.

FYI — сокр. от For Your Information. Данная фраза означает «примите к сведению». О необходимости избегать сокращений уже говорилось ранее. Допустимо сокращать слова при обсуждении рядовых вопросов в переписке с коллегами. Если письмо адресовано незнакомому вам человеку или клиенту, пишите фразы полностью.

Please find (see) attached — в буквальном переводе фраза звучит как «найдите во вложении». В действительности, ею вы дадите понять собеседнику, что к письму прилагаются иные документы. Например: Please find attached the report — Доклад во вложении.

For futher details — означает «более подробно», «за более подробной информацией». Фраза удачно сочетается со ссылками и уместна в конце делового письма: For futher details please contact my assistant — За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.

I look forward to your reply / hearing from you —Жду (с нетерпением) вашего ответа. Данной фразой вы заостряете внимание собеседника на том, что ждёте обратной связи.

Thank you for your time — Спасибо за то, что уделили мне время. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.

БЕСПЛАТНЫЙ УРОК
с преподавателем по скайпу
Подберем индивидуальную программу обучения для достижения ваших целей:
хобби
карьера
путешествия
обучение
знакомства
Записаться на урок